Okej, więc masz fakturę do zapłacenia. Musisz wysłać określoną kwotę na zagraniczne konto. Masz do wyboru dwa podstawowe sposoby: możesz skorzystać z systemów typu PayPal lub wykonać tradycyjny przelew bankowy. Poniższa instrukcja dotyczy tego drugiego.
Kluczowym elementem do rozważenia przy wyborze metody płatności powinny być koszty wykonania takiego przelewu. Koszty może ponieść zarówno odbiorca płatności, jak i jej nadawca.
Najpierw oblicz koszty zanim podejmiesz decyzję
Czasem przelew trzeba wykonać na niewielką kwotę i wówczas koszt szczerze mówiąc odbiera sens takiej operacji w ogóle. PayPal nalicza ok. 3% wartości wysyłanej kwoty. Koszt ten pokrywa odbiorca płatności. Banki natomiast przy międzynarodowym przelewie dają możliwość wyboru strony, która zostanie obciążona kosztami. Metody te opisuję poniżej.
Często opłata jest stała, niezależna od wielkości kwoty przelewu. W zależności od umowy z bankiem zdarzają się także sytuacje, że przelew międzynarodowy w ogóle jest za darmo, ale ja osobiście tylko w przypadku jednego klienta spotkałam się z tym przypadkiem. Zazwyczaj koszt przelewu wynosił ok. 20 dolarów. Stawka jest inna w przypadku operacji wewnątrz Unii Europejskiej, tu ceny są o wiele niższe. Ostatnio kiedy sprawdzałam koszt wykonania przelewu europejskiego wynosił zaledwie 5złotych.
Tak czy siak warto policzyć jaka metoda płatności będzie kosztować mniej. Jeśli np. wysyłasz (lub otrzymujesz) stosunkowo niewielką kwotę, np. 250 dolarów to bankowa opłata w wysokości 20 dolarów zje dość spory procent tej sumy. Lepiej wówczas użyć PayPala, bo 3% opłaty to ok. 8 dolarów. W przypadku większych przelewów sytuacja się odwraca.
Dane do wykonania przelewu bankowego
Ok, wybierasz bank. Aby zrobić przelew potrzebujesz kilku informacji na temat odbiorcy pieniędzy. Wszystkie te dane powinny być na fakturze. Jeśli jednak ich nie ma poproś o dosłanie, bo bez nich przelew nie zostanie przepuszczony przez bankowy system. Musisz zatem posiadać:
- numer konta bankowego w systemie IBAN (jest to pełny numer konta poprzedzony kodem kraju np. „PL”)
- numer SWIFT, który identyfikuje bank odbiorcy
- adres banku
- no i oczywiście adres firmy lub osoby, która pieniądze ma otrzymać
Dodatkowo będziesz musiał wskazać walutę, w której przelew ma wyjść z Twojego konta. Ważne także by sprawdzić w jakiej walucie jest prowadzony rachunek, na który pieniądze dotrą. Najlepiej ściśle trzymać się danych z faktury. Jeśli otrzymałeś fakturę w dolarach, wyślij płatność właśnie w takiej walucie. Nie dokonuj samodzielnego przeliczenia kwoty na walutę wygodniejszą dla Ciebie. Jeśli bowiem wyślesz mi przeliczoną z dolarów kwotę w euro, a ja mam rachunek w euro właśnie to bank przeliczy tę już przeliczoną kwotę ponownie na dolary, potrącając oczywiście swoją prowizję i ostateczna kwota będzie całkowicie inna niż ta, którą miałeś wysłać. Myślisz, że teraz wydziwiam, bo nikt by tak nie zrobił? Miałam już kilka takich przypadków, także wierz mi, to rzecz warta zaznaczenia!
Czasem banki wymagają także dodatkowego opisu dla przelewu i wówczas sam numer faktury może nie wystarczyć. To wynika z międzynarodowych przepisów zwalczania procederu prania pieniędzy.
Kto zapłaci za przelew?
Na końcu dochodzimy do konieczności wyboru metody naliczania kosztów. Bank pozwala wskazać kto ma zostać obciążony takimi kosztami. W grę wchodzą koszty naliczane przez bank wysyłający, odbierający oraz bank pośredniczący, o którym więcej niżej.
Do wyboru są trzy metody:
- BEN – wszystkie koszty pokrywa w całości odbiorca przelewu
- SHA – każdy pokrywa koszty po swojej stronie, czyli ty płacisz koszt naliczany przez twój bank, a druga strona płaci za swój bank
- OUR – nadawca płatności pokrywa wszystkie koszty jakie wystąpią po drodze.
W tym ostatnim przypadku odbiorca płatności powinien zatem otrzymać dokładnie taką kwotę jak zapisał na fakturze. W praktyce jednak różnie z tym bywa, bowiem w grę wchodzi jeszcze zjawisko dodatkowe zwane bankiem pośredniczącym.
Bank pośredniczący
W przypadku kiedy musisz wysłać lub odebrać przelew od kontrahenta z np. Australii, pieniądze nie idą bezpośrednio na trasie Australia – Europa, lecz zahaczają po drodze o Stany Zjednoczone. Ten amerykański pośrednik to właśnie bank pośredniczący, który oczywiście naliczy za swoje pośrednictwo odpowiednią opłatę. Jest to kwota stała. W przypadku przelewów jakie ja odbierałam wynosiła ok. 20-25 dolarów za przelew. To oczywiście powoduje, że cała operacja jest jeszcze droższa.
W teorii kiedy wybiera się metodę dzielenia kosztów OUR także opłatę banku pośredniczącego powinien ponieść nadawca przelewu. W praktyce nie zawsze się tak zdarza. Tu się przyznam, że nie udało mi się odkryć od czego to zależy i jak to wyeliminować. Mimo pytania różnych mądrych ludzi, w tym z mojego własnego banku. Dlatego przelewy międzynarodowe plasuję w kategorii gier hazardowych: nigdy nie wiem jaka kwota znajdzie się na moim koncie.
W temacie banku pośredniczącego warto zaznaczyć, że może się zdarzyć konieczność podania przy przelewie kodu SWIFT tego banku. Jest to informacja jaką można uzyskać od działu obsługi klienta banku odbiorcy przelewu. Jeśli Ty jesteś odbiorcą przelewu zapytaj w swoim banku i podaj tę daną swojemu partnerowi biznesowemu. Jeśli wysyłasz przelew poproś kontrahenta o wydobycie tej danej z jego banku.
English version
The key element to consider here is the fee you and your supplier will be charged. And when it comes to bigger amounts of money, there can be a lot to consider. PayPal charges 3% of the amount sent. The receiver party is the one who is charged. Banks usually charge the sender (it should be a flat fee, about $20). However there are three methods of cost sharing in this case. I described them below. I assume we are talking here about partner relationship where both sides care about lowering the costs. When you send smaller amounts like $250, it will be better to use PayPal – the fee will be only about $7-8. But in case of bigger transfers, like $1000, it will be cheaper to pick bank (fee of $30 in case of PayPal is bigger then flat fee of $20).
Elements necessary to make the transfer
All the data you need to make the transfer should be easy to find on the invoice you received from your service provider. So you’ll need:
- the bank account number in so called IBAN format (it’s the full number with the country code “PL”)
- the SWIFT, which identifies my bank
- and the bank address
- and the company address of course, as in case of any other bank transfer.
Plus of course you will have to pick the currency of the transfer in case you have to send money in currency different then your own (for instance you are form Australia but need to make a transfer in USD).
You can be also asked about the transfer description. Then invoice number won’t be enough. It depends on a bank you’ll use. But you need to be aware of a fact that there are international law against money laundering so they may want to know what this payment is for.
Then you will also have to choose a method of cost sharing, mentioned above. Costs can include – a fee for the transfer charged by your bank, fees of any bank participating in the process and at the end – fees of a recipient bank (there aren’t any usually).
Costs sharing options
There are 3 methods to choose from:
- BEN – means the recipient will have to cover all costs
- SHA – you share the costs, you pay for your bank, the recipient pays for hers
- OUR – you cover all costs
Correspondent bank
If you are located in Australia, there is one more problem. Money doesn’t go in a straight line from Australia to Europe. Instead it goes through the USA and there is one more bank taking part in the process (these are so called correspondent banks). And of course charging for it. The fee is flat – 20-25USD for one transfer. In theory, when you choose OUR as a cost sharing method, you should cover this additional fee. In real life, it’s not always like this and sometimes it’s hard to predict which party covers this fee.
Bank can also ask you about the SWIFT code of this correspondent bank. They shouldn’t, because it’s done automatically, but in case they do, ask your supplier to give you this data as it depends on their bank and who it cooperates with. It’s not information easy to find, but if your supplier asks in her or his bank, they should be able to provide you with these codes.
