Jak zwiększyłyśmy liczbę uczestników WiT z 20 do 70. Opowieść o sukcesie w budowaniu społeczności.

Piętnaste spotkanie Women in Technology Poland w Katowicach przeszło do historii. Historii sukcesu. Wzięło w nim udział aż 70 osób i wszyscy świetnie się bawili. Dwie prezentacje, gra networkingowa, after party i domowe ciasteczka. Czy jest jakiś lepszy sposób na spędzenie piątkowego popołudnia? Nie, jeśli chcesz jednocześnie bawić się, uczyć i poszerzać swoją grupę kontaktów!


Co to jest Women in Technology?

Women in Technology czyli w skrócie WiT to nieformalna grupa kilkunastu kobiet, które połączyła wspólna pasja do IT i nowych technologii. Naszym celem jest zwiększenie zaangażowania i udziału kobiet w branży IT oraz budowa pozytywnego wizerunku kobiety jako specjalistki i pasjonatki na tym polu. W tym celu organizujemy warsztaty, spotkania i prelekcje w kilku dużych miastach w Polsce. Ja osobiście jestem zaangażowana w działania grupy na Śląsku, a dokładnie w Katowicach. Nasze podstawowe co miesięczne spotkanie trwa ok. 3 godzin (nie wliczając w to after party, oczywiście ;D). Rozpoczyna się krótkim wstępem, po którym następują dwie do trzech prezentacji – wykładów zaproszonych gości. Spotykamy się najczęściej w klubach, więc napoje i przekąski nie stanowią problemu, choć każdy kupuje je we własnym zakresie. Jako grupa nieformalna nie dysponujemy żadnym własnym budżetem i wszystko odbywa się bezgotówkowo. Zarówno występujący jak i organizatorzy działają w ramach swojego wolnego czasu i nie otrzymują żadnego wynagrodzenia.

Pierwsze spotkania WiT na Śląsku

Spotkania WiT organizuję razem z koleżanką, Ulą Mitas. Zaczęłyśmy w listopadzie 2014 roku. Kiedy przejmowałyśmy grupę na spotkania przychodziło 15 – 20 osób. Celem było przyciągnięcie kobiet, które chcą dowiedzieć się więcej na temat „twardego IT”, czyli języków programowania, aspektów technologicznych, tego typu spraw.

Pierwszym posunięciem, które wykonałyśmy z Ulą, było przeprowadzenie ankiety na temat tego czym zajmują się zawodowo uczestniczki i uczestnicy spotkań. Okazało się, że tylko niewielki odsetek osób rzeczywiście już działa jako deweloperzy. Natomiast przeważająca większość miała poważne problemy ze zrozumieniem co bardziej zaawansowanych tematycznie prezentacji.

wit14

Proszę zwrócić uwagę na zamieszone statystyki – to jedno z naszych wcześniejszych wydarzeń.

Przeprowadziłyśmy także kilka eksperymentów z datami naszych spotkań, aby przekonać się czy frekwencja zależy od godziny imprezy i dnia tygodnia i które cieszą się największym zainteresowaniem. Oczywiście należało także wziąć pod uwagę fakt, że nasze spotkania muszą konkurować z innymi wydarzeniami, które odbywają się równolegle. I to nie tylko z tego samego zakresu tematycznego, ale również poświęcone biznesowi, startupom czy szerzej kulturze.

Jakie zmiany wprowadziłyśmy, by zwiększyć zainteresowanie spotkaniem

  • Facebook jako główny kanał reklamowy: Głównym kanałem używanym do poinformowania o planowanym wydarzeniu jest zawsze „wydarzenie na Facebooku”. Tym razem choć wydarzenie utworzyłyśmy podobnie jak zazwyczaj już na miesiąc przed terminem spotkania, większość uczestników zapisała się w ciągu kilku pierwszych dni. Tym razem statystyki poszybowały w górę, co widać na załączonych screenach.
  • Zdjęcia z rzeczywistych wydarzeń zamiast reklamowego banera: jako banera reklamowego do tej pory używałyśmy ogólnych reportażowych zdjęć z poprzednich wydarzeń lub bardziej ogólnych abstrakcyjnych materiałów ilustracyjnych. Zakładałyśmy, że to pozwoli potencjalnie zainteresowanej osobie wyrobić opinię czego można się spodziewać i jak będzie się bawić. Ten główny baner wydarzenia, czyli tzw. cover photo jest wyświetlany na tablicach użytkowników za każdym razem kiedy ktoś zdecyduje się dołączyć do wydarzenia. Dzięki temu kolejne osoby widzą taką reklamę i mogą się dowiedzieć o spotkaniu. Tym razem postawiłyśmy na żart i wykorzystałyśmy starannie wybrane zdjęcie portretowe nas samych, czyli Uli i Eli i dodałyśmy do niego odręczne maziaje, by uczynić je bardziej „na luzie”. Celem było utworzenie w ten sposób osobistego zaproszenia, które wystosowują organizatorki, wraz z obietnicą dobrej zabawy i miłego spędzenia czasu.
  • Wystosowałyśmy prośbę do naszych fanów: tym razem postanowiłyśmy także wciągnąć w organizację i promocję wydarzenia naszych uczestników. Poprosiłyśmy osoby, które już wykazały zainteresowanie uczestnictwem w spotkaniu o udostępnienie go na swoim profilu i zaproszenie swoich znajomych. Oczywiście nie wszyscy na to zareagowali, ale te kilka osób wystarczyło, by zwiększyć liczbę zaproszonych na wydarzenie osób ze 150 do ponad 900. każda zaproszona osoba w ten sposób dowiedziała się nie tylko o samym spotkaniu, ale także o naszej organizacji!
  • Rób inaczej niż pozostali. Dodaj luz i żarty: Dodałyśmy także nieco śląskiego kolorytu. Śląsk ma silną regionalną kulturę z własnym regionalnym językiem i mitologią. Ula przygotowała zestaw piktogramów w oparciu o śląskie stworoki (postacie z mitologii śląskiej), które wydrukowane i pocięte do małych przypinek posłużyły nam do podzielenia ludzi na grupy na cel gry networkingowej. Wykorzystałyśmy także śląską gwarę już na etapie promowania wydarzenia, by dodać promocji nieco pieprzu i ją wyróżnić. Tego typu indywidualne podejście przyciąga uwagę. Nikt przecież nie ma ochoty spędzić piątkowego wieczoru na nudnych wykładach, prawda?

Najważniejszy jest program

Zauważyłyśmy także, że jednym z najistotniejszych czynników, które przekładają się na frekwencję, jest program. Niektóre tematy prelekcji są gwarantowanym hitem (technologie druku 3D, testowanie, UX).

Tylko połowa zadeklarowanych uczestników pojawia się na miejscu

Z naszego dotychczasowego doświadczenia wynika, że jedynie połowa osób, które deklarują wzięcie udziału, rzeczywiście pojawia się na spotkaniu. Ci którzy się pojawią z reguły przychodzą także na następne wydarzenia. Dlatego tak istotna jest atmosfera spotkań i to, by dotrzymać złożonej uczestnikom obietnicy dobrej zabawy. Na jednym z naszych poprzednich wydarzeń frekwencja była stosunkowo niewielka, bo pojawiło się poniżej 20 osób. Spontanicznie zatem przebudowałyśmy program i jedną z prezentacji zamieniłyśmy w panel dyskusyjny. Wszyscy usiedliśmy przy jednym stole i w ten sposób mogliśmy ze sobą rozmawiać wymieniając się wiedzą i doświadczeniem. Wyszło świetnie, a na następne spotkanie uczestnicy przyprowadzili swoich znajomych, co było dla nas najlepszym dowodem, że panel rzeczywiście się podobał!

Gra networkingowa na rozluźnienie

Tym razem także chciałyśmy to wykorzystać i dlatego wprowadziłyśmy do programu grę networkingową. Od niej rozpoczęło się spotkanie. Podzieliłyśmy uczestników na cztery grupy. W ramach swoich grup każdy mógł się przedstawić i powiedzieć kilka słów o sobie i swoich zainteresowaniach. Celem tej zabawy było przełamanie lodów. Od tego momentu uczestnicy już mieli znajomych na sali, atmosfera się znacząco rozluźniła, co przeniosło się także na aktywność podczas prezentacji: padło więcej pytań i żartów. A po części oficjalnej o wiele więcej osób zostało na after party!

wit15

A tak to wyglądało podczas ostatniego spotkania.

Następne wydarzenia Women in Technology już planujemy i mamy nadzieję, że zebrane doświadczenia pomogą nam utrzymać tak dobrą frekwencję!

 

Ela Ustupska i Daniel Wieczorek

To pisaliśmy my: Ela Ustupska i Daniel WieczorekPrzez ponad 10 lat rozwijania swojej firmy, z niejednego pieca przyszło nam jeść chleb. Teraz dzielimy się swoimi doświadczeniami opisując błędy i sukcesy oraz wnioski jakie z nich wyciągnęliśmy. Staramy się unikać branżowego języka i pisać zrozumiale dla osób spoza branży marketingowej. Wyróżnia nas także to, że patrzymy na sprawy od praktycznej strony biznesowej, zwracając uwagę przede wszystkim na skutki działań i jakie mają przełożenie na zwiększanie efektywności firmy. Działamy pod szyldem Brainfactory, gdzie zajmujemy się zwiększaniem sprzedaży w firmach usługowych i sklepach internetowych. Jeśli Twoja firma ma z tym problem, skontaktuj się i umów na bezpłatną konsultację bez żadnych zobowiązań z Twojej strony!

Może zainteresują Cię także te artykuły:

Twoja firma stoi w miejscu? Masz apetyt na większą sprzedaż? Odezwij się koniecznie! Być może to właśnie koniec Twoich problemów!

Tak! Chcę więcej klientów

Chcesz podnieść sprzedaż w sklepie internetowym?

Współpracę zaczynamy od wykonania audytu użyteczności, treści na stronie i kwestii technicznych. Wnioski z audytu samodzielnie wdrożymy. Z Tobą rozmawiać będziemy o Twoim biznesie, a nie nudnych technikaliach!

Skontaktuj się, by sprawdzić jak Tobie możemy pomóc

Daniel Wieczorek, Brainfactory.pl

Daniel

tel. 515 968 206

Napisz wiadomość email info@brainfactory.pl