Zacznijmy genderowo. Czy kobiety mają łatwiej? A może wprost przeciwnie?
Piszę na podstawie własnych doświadczeń, a zauważyłam, że moje podejście do negocjowania stawek i warunków kontraktu różni się od podejścia mojego partnera. Ja bardziej obawiam się wysłać maila, dostaję też innego typu odpowiedzi. Podchodzę do tych kwestii bardziej emocjonalnie, ale też niestety cechuje mnie większe tchórzostwo. Nazywam to co prawda ostrożnością, ale w sumie jest to jednak tchórzostwo. Wiem także, że wiele moich koleżanek wyraża podobne obawy. Nie oznacza to jednak, że porady zamieszczone poniżej nie mogą zostać wykorzystane przez panów. Nie oznacza również, że kobiety są w jakimś stopniu gorsze w negocjacjach niż mężczyźni. Ale coś na rzeczy jest i dlatego mamy pod górkę z wynagrodzeniem za pracę.
U mnie zmieniło się to z czasem. Z wiekiem po prostu nabrałam pewności siebie, ale rada „zestarzej się” jest do bani. Także na potrzeby tego tekstu załóżmy, że nie był to wiek, ale doświadczenie 😉 W sumie na jedno wychodzi – do obu potrzebny upływ czasu. Jednak na to pierwsze po prostu czekasz, a nad drugim aktywnie pracujesz.
Oto moje zasady:
1. Nie bój się rozmawiać o pieniądzach
Temat kasy to często temat tabu. Boimy się podawać własne ceny, ujawniać budżet na realizację projektu. Powiem to zatem jasno i wyraźnie: nie ma niczego złego w tym, że oczekujemy zapłaty za swoją pracę. To nie jest przysługa, to nie jest działalność charytatywna (no chyba że akurat rzeczywiście robisz projekt dla jakieś organizacji non-profit, ale to temat na odrębną rozmowę). Każdy ma rachunki do zapłacenia, Tobie także nikt nie da chleba w sklepie na piękne oczy. A czynszu satysfakcją z realizacji zlecenia nie zapłacisz. Pieniądze są wszystkim potrzebne. Masz pełne prawo wymagać zapłaty za swoją pracę. Zresztą, czego się boisz? Co może się stać najgorszego, kiedy podasz swoją cenę za dany projekt? Zleceniodawca może odmówić. Tak, jest to realna groźba. Ale jeśli rozegrasz to odpowiednio, ryzyko odmowy spadnie. Zresztą pamiętaj, że nie ma osób, które są w stanie osiągać 100% sukces za każdym razem. Nawet jeśli stracisz zlecenie to zyskujesz doświadczenie w prowadzeniu rozmów biznesowych i możesz z takiego zdarzenia wyciągnąć wnioski na przyszłość. Zatem nie poniesiesz całkowitej straty, bo nauka też jest cenna.
Zasada pierwsza skutecznych negocjacji: Nie bój się rozmawiać o pieniądzach! Źródło ilustracji: Designed by Freepik @dooder
Strata zlecenia jest jednak bardzo często o wiele lepszym rozwiązaniem niż jego realizacja za stawkę, która Cię kompletnie nie satysfakcjonuje. Jeśli masz przez kilkanaście kolejnych dni pracować w poczuciu klęski, wręcz ze świadomością, że klient na Tobie pasożytuje, to uwierz mi, że lepiej sobie odpuścić. Zagryzanie się niczemu nie służy, napsuje Ci tylko krwi, a negatywne emocje najpewniej prędzej czy później przeniesiesz na swojego zleceniodawcę, co może się skończyć znacznie poważniejszym konfliktem.
Drugi zły scenariusz, którego możesz się obawiać, to zostanie wyśmianą. Zdarzały mi się sytuacje, gdzie wręcz ze mnie kpiono, gdy podałam swoją stawkę. Było to na początku mojej kariery, kiedy byłam młoda (i głupia oczywiście). Teraz wiem, że celem takiej taktyki było wymuszenie na mnie obniżki na zasadzie „a nuż się uda”. Na tego typu osoby mam dwa sposoby: jeśli reakcja klienta rzeczywiście jest kpiąca to najczęściej sobie po prostu odpuszczam, bo to nie wróży zbyt dobrze na przyszłość. Nie da się przecież współpracować z kimś kto z nas kpi. Zdarza się jednak, że takie reakcje wynikają z rzeczywistej nieznajomości rynku. Wówczas wystarczy spokojnie wyjaśnić z czego wynika cena i poprosić o zmianę podejścia. Zdarzało mi się nie raz zwracać klientowi uwagę, że ton jakim się do mnie zwraca jest nie na miejscu. Bez krzyków, bez emocji, bez obrażania się, na spokojnie, w tonie neutralnym. Zachowanie spokoju jest bardzo skuteczną taktyką i bardzo często jest w stanie przywrócić konwersację na właściwe tory.
2. Nie odpowiadaj od razu. Daj sobie czas by ochłonąć.
Już w poprzednim punkcie wspomniałam o tym, jak istotne jest zachowanie spokoju podczas negocjacji. Oczywiście zawsze łatwiej to powiedzieć niż się tego trzymać. Jeśli klientów pozyskujesz zdalnie i prowadzisz z nimi korespondencję przez email to o spokój będzie Ci znacznie łatwiej. Nie oznacza to, że nie będziesz się denerwować, ale będziesz mieć czas, by się uspokoić przed udzieleniem odpowiedzi. Dlatego już teraz wprowadź w życie zasadę nr 2: nie musisz odpowiadać od razu – daj sobie czas, by emocje mogły opaść. Czas pozwoli Ci także spojrzeć na problem z innej strony i być może znajdziesz rozwiązanie, na które nie wpadłaś od razu.
Pamiętaj o swoich długofalowych celach. Jeśli zależy Ci na współpracy z danym klientem lub zamierzasz zrealizować z nim jakiś następny projekt, pamiętaj, że nie warto palić mostów. Zresztą, kiedy opadną emocje (a opadną po obu stronach) i rozważysz sytuację na chłodno, może się okazać, że wcale nie jest tak zła jak założyłaś na początku.
Jeśli dostaniesz warunki, które Ci nie odpowiadają, złóż kontrpropozycję. Negocjować warto, bo nigdy nie wiadomo czy to jednak nie będzie super okazja.
Zasada druga skutecznych negocjacji: Nie odpowiadaj od razu. Źródło ilustracji: Designed by Freepik @dooder
Jednak jedną z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać jest niebezpieczeństwo dokonania nadinterpretacji. Jeśli nie znasz swojego klienta osobiście, jeśli jest to nowo poznana osoba, to bardzo trudno jest o właściwe zrozumienie się. Nie zakładaj z góry złych intencji drugiej strony. Klient mógł niewłaściwie zrozumieć Twoje warunki, a Ty mogłaś niewłaściwie zrozumieć jego odpowiedź. O nieporozumienie niezwykle łatwo, zwłaszcza jeśli negocjacje odbywają się za pośrednictwem emaili, który jest bodaj najbardziej ubogą i przez to jedną z najgorszych form komunikacji (brak intonacji, tonu głosu, mowy ciała… to wszystko mocno utrudnia zrozumienie przekazu). Dodam jeszcze coś, ale tutaj proszę, aby to nie zostało użyte przeciwko mnie 😉
Pamiętajmy o zatrważających statystykach pokazujących procent ludzi nie potrafiących czytać ze zrozumieniem, o statystykach pokazujących spadek czytelnictwa… te wszystkie zjawiska muszą się przecież przełożyć na rosnące problemy w posługiwaniu się językiem. Ci ludzie także mogą zostać Twoimi klientami (ot, statystyka), co spowoduje, że jeszcze trudniej będzie zinterpretować ich wypowiedzi w emailach. Dlatego powtórzę: nie zakładaj z góry złych intencji. O wiele trafniej będzie założyć, że mogło dojść do nieporozumienia, a nieporozumienia można wyjaśnić.
3. Załóż margines błędu. Zarówno w cenie, jak i czasie realizacji.
Wszyscy mamy problem z planowaniem projektów. Złudzenie planowania (ang. planning fallacy) to jeden z błędów poznawczych i jego konsekwencje położyły już niejeden projekt. W skrócie jest to nieumiejętność właściwego przewidzenia ilości czasu potrzebnego do realizacji określonego zadania. Z reguły te założenia są zbyt optymistyczne i nie uwzględniają np. czynników nie mających bezpośredniego związku z samym projektem, ale mogących wpłynąć na jego realizację. Podobne niedoszacowanie może dotyczyć ceny. Zresztą oba te czynniki, czyli czas realizacji zlecenia oraz jego budżet są ze sobą ściśle związane. Jeśli projekt rozciągnie się w czasie początkowa cena będzie dla Ciebie coraz mniej opłacalna. Dlatego wyznaczając budżet dodaj pewien margines bezpieczeństwa. Zrób to także dlatego, że później może okazać się, że podczas ustalania warunków nie wszystkie aspekty zostały tak samo zrozumiane przez obie strony. A dzieje się tak często zwłaszcza jeśli podczas rozmów wstępnych któraś ze stron używa branżowego slangu. Nawet jeśli klient kiwa głową ze zrozumieniem, a nawet sam używa takich sformułowań, nigdy nie możesz mieć pewności, że ma na myśli to samo co Ty. Z tego powodu zresztą warto unikać wszelkich branżowych określeń, a kiedy padają z drugiej strony, od razu wyjaśniać o co dokładnie chodzi. Pomaga to uniknąć wielu problemów komunikacyjnych. Serio 🙂
Zasada trzecia skutecznych negocjacji: Załóż margines błędu w cenie i czasie realizacji. Źródło ilustracji: Designed by Freepik @dooder
4. Podając cenę zadaj pytanie, by sprowokować odpowiedź zwrotną.
W końcu jednak przychodzi ten moment, że swoją cenę trzeba podać. I później następuje takie krępujące milczenie, prawda? 😉 to jest najgorszy scenariusz właśnie. Jeśli nie dostaniesz odpowiedzi zwrotnej, nawet jeśli miałaby być odmowna, nie będziesz wiedzieć co poszło nie tak. Dlatego ja staram się podawać cenę w sposób miękki. Piszę na przykład, że:
- tego typu projekty do tej pory wyceniałam tak a tak..
- cena zazwyczaj mieści się w takim a takim przedziale…
- cena zależy od dodatkowych ustaleń, ale z reguły klienci wybierają opcję w cenie takiej a takiej…
- wstępnie wyceniłabym ten projekt tak a tak…
Zasada czwarta skutecznych negocjacji: zadaj pytanie, by sprowokować odpowiedź. Źródło ilustracji: Designed by Freepik @dooder
I dalej następuje najważniejsza rzecz – pytanie. Wiadomość lub wypowiedź zawsze kończ zadając pytanie, np. co Pani myśli o takiej kwocie, czy taka kwota mieści się w założonym przez Państwa budżecie lub po prostu „a jaki Państwo przeznaczyliście budżet na takie działania?” W ten sposób pozostawisz klientowi pole manewru w przypadku, gdy Twoja cena będzie dla niego za wysoka. Nawet jeśli ostatecznie się nie porozumiecie w sprawie wysokości budżetu, dostaniesz informację zwrotną, dzięki czemu będziesz w stanie wyciągnąć wnioski na przyszłość. Czasem zresztą bywa, że nawet w przypadku sporej rozbieżności kwotowych nadal można się dogadać, przykładowo zmniejszając zakres zlecenia. A miłe zakończenie całego procesu negocjacyjnego pozostawia obu stronom możliwość kontaktu w przyszłości.
Pamiętaj jednak, aby nigdy z góry nie proponować opustu! Nie składaj swojej propozycji z dopiskiem „jeśli to za drogo to możemy porozmawiać”, bo wówczas sama sprowokujesz konieczność opuszczenia ceny, nawet jeśli ta cena wcale nie będzie dla Twojego klienta za wysoka! Pozostań otwarta na rozmowę, ale nie wychodź przed szereg 🙂
5. Szczerze stawiaj sprawę.
Metody z podręcznika do NLP najlepiej od razu wykreśl ze swojego repertuaru. Nadają się tylko do kosza. Kluczem do sukcesu jest budowanie relacji, a relacji nie można zbudować na manipulacji. Ta może dać Ci co prawda zwycięstwo, ale krótkotrwałe, bo Twój klient prędzej czy później zorientuje się co się dzieje i przejrzy takie sztuczki. To się po prostu nie opłaca na dłuższą metę.
Pamiętaj, że po drugiej stronie jest człowiek. Podobnie jak Ty, ma on swoje obawy, swoje problemy. Może mieć zły dzień, zły humor. Może dokonywać nadinterpretacji Twoich wypowiedzi. Nic z tych rzeczy nie przesądza o sukcesie lub porażce współpracy między Wami. Czasem po prostu trzeba się bliżej poznać i dotrzeć. Podstawowym problemem przy każdej nowo nawiązywanej relacji biznesowej jest luka zaufania. Szczere stawianie sprawy bez manipulacji i uciekania się do trików negocjacyjnych pomaga tę lukę przeskoczyć. Tutaj bardzo dobrze sprawdza się zasada: traktuj innych tak, jak chcesz, by oni cię traktowali.
Zasada piąta skutecznych negocjacji: Szczerze stawiaj sprawę. Źródło ilustracji: Designed by Freepik @dooder
Ważna uwaga na koniec
Email jest jedną z najtrudniejszych form prowadzenia rozmów biznesowych ze względu na wspomnianą już wyżej najbardziej ubogą formę komunikacji, pozbawioną wielu istotnych elementów takich jak intonacja czy mowa ciała. Jeśli tylko możesz korzystaj przynajmniej z telefonu. Najlepiej jednak negocjuje się podczas spotkania twarzą w twarz. Oczywiście w sytuacji kiedy możemy zdobywać klientów z całego świata spotkania osobiste nie zawsze będą wchodzić w grę. Wszystkie powyższe sposoby są przeze mnie osobiście przetestowane w licznych negocjacjach, które prowadziłam właśnie przez email. Mam nadzieję, że przydadzą się i Tobie.
Powodzenia!
