Jak prowadzić własny biznes w sposób zdalny? Najważniejsze aspekty.

Obecnie coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie swojego biznesu w sposób zdalny. W końcu technologia na to pozwala. W dobie pandemii COVID-19 praca na odległość stała się jeszcze bardziej popularna, ponieważ wiele firm musiało przestawić się na pracę zdalną, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom. Prowadzenie własnego biznesu zdalnie może być jednak trudne, dlatego warto poznać kilka szybkich porad, które ułatwią Ci prowadzenie działalności gospodarczej na odległość. Na co warto zwrócić uwagę w pierwszej kolejności?

Jakie są najważniejsze wyzwania podczas organizacji pracy w firmie, która chce działać w sposób zdalny?

• Komunikacja: Utrzymanie skutecznej komunikacji jest kluczowe. Należy wybrać odpowiednie narzędzia komunikacyjne (np. Slack, Microsoft Teams, Zoom), które umożliwią zarówno formalne spotkania, jak i nieformalne rozmowy między pracownikami.
• Zarządzanie zadaniami i projektami: Warto zaimplementować odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami (takie jak Asana, Trello, czy Jira), aby ułatwić organizację pracy, śledzenie postępów i priorytetyzowanie zadań.
• Cyberbezpieczeństwo: Praca zdalna wiąże się z ryzykiem cyberataków. Trzeba zatem zapewnić swojej firmie odpowiednie zabezpieczenia, takie jak VPN, dwuskładnikowe uwierzytelnianie, a także regularne omawianie różnych aspektów cyfrowego bezpieczeństwa z naszymi współpracownikami, by uczulić ich na te kwestie.
• Dostosowanie procedur: Należy przemyśleć i stworzyć odpowiednie procedury dotyczące warunków pracy zdalnej, w tym godziny pracy, dostępność, oraz zasady korzystania z firmowego sprzętu.
• Wsparcie dla współpracowników: Zapewnienie wsparcia technicznego, jak i emocjonalnego, jest ważne dla zachowania produktywności i dobrego samopoczucia. To obejmuje także szkolenia z efektywnego pracy zdalnej.
• Zdrowie i ergonomia: Ważne jest, aby wszyscy członkowie zespołu mieli odpowiednio wyposażone miejsca pracy w domu, co może wymagać wsparcia firmy w zakresie sprzętu czy mebli.
• Kultura organizacyjna i zaangażowanie: Budowanie i utrzymanie silnej kultury organizacyjnej zdalnie wymaga świadomych działań, takich jak regularne spotkania zespołu online, ale i w rzeczywistym świecie, wydarzenia integracyjne, i inne inicjatywy budujące poczucie przynależności i zaangażowania.
• Elastyczność i równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Wyzwaniem może być zapewnienie pracownikom równowagi między pracą a życiem prywatnym, co jest szczególnie ważne w środowisku pracy zdalnej, gdzie granice te mogą być mniej wyraźne.

Organizacja czasu pracy na home office

Istotną, jeśli nie najważniejszą, kwestią jest organizacja pracy. Praca zdalna może prowadzić do problemów z utrzymaniem dyscypliny i zmotywowania się do pracy. Jako właściciel biznesu, zwłaszcza jeśli zarządzasz także zespołem, powinien_ś określić godziny pracy dla siebie i swoich pracowników oraz ustalić harmonogram spotkań i zadań. Dzięki temu łatwiej będzie kontrolować postępy prac i uniknąć opóźnień w realizacji projektów. Pozwoli to także jasno rozgraniczyć czas pracy od czasu prywatnego.

Dbałość o równowagę między pracą a życiem prywatnym jest konieczna. Praca zdalna może prowadzić do pracy w niezdrowym tempie i przekraczania godzin pracy. My w Brainfactory kończymy pracę najpóźniej o 16.00. Po tej godzinie nie odpisujemy na wiadomości, nie odbieramy telefonów. Jak w zwykłym biurze. Choć oczywiście zdarzają się wyjątki, jeśli przydarzy się jakiś kłopot. Stosujemy także zasadę z zakazem pracy w weekend. Zakaz został wdrożony przede wszystkim dla nas, właścicieli biznesu, bo to właśnie właściciele najczęściej go łamią dla siebie, przez co bardzo mocno cierpi ich własne zdrowie.

Narzędzia do komunikacji ze światem zewnętrznym w pracy zdalnej

Ważną kwestią jest wybór odpowiedniego narzędzia do komunikacji. Bez niego trudno byłoby prowadzić biznes zdalnie. Istnieje wiele aplikacji i programów, które ułatwiają komunikację między pracownikami oraz z klientami. Najpopularniejsze to Slack, Microsoft Teams czy Zoom. Z ich pomocą można prowadzić wideokonferencje, przesyłać dokumenty oraz komunikować się z innymi osobami na różnych poziomach hierarchii. Można korzystać także z darmowego Google Meet do wideo rozmów. Wideo jest bardzo pomocne przy pracy zdalnej, bo pomaga lepiej poznać osoby, z którymi współpracujemy, czy to członków zespołu, czy też klientów. Dobrze jest móc przypisać twarz do zapisanego w emailu nazwiska. W ten sposób łatwiej także prowadzić rozmowy, bo można na bieżąco śledzić reakcje i emocje drugiej strony rozmowy. Przy czym warto pamiętać, że najlepiej każdą taką rozmowę podsumować następnie w formie emaila, by ustalenia przybrały postać pisemną.

Należy również pamiętać o utrzymywaniu dobrej komunikacji ze współpracownikami. Pracując zdalnie, trudniej jest o budowanie relacji, dlatego warto zadbać o regularny kontakt. Warto również pamiętać, że każdy jest inny i może mieć różne potrzeby związane z pracą zdalną. Dlatego warto słuchać uwag i proponować rozwiązania, które pozwolą na efektywną pracę.

Zarządzanie zadaniami i projektami w pracy zdalnej

Zarządzanie projektami w środowisku pracy zdalnej wymaga szczególnego podejścia i wykorzystania odpowiednich narzędzi oraz metod. Przetestuj i wybierz odpowiadające Ci narzędzia do planowania zadań i zarządzania nimi. Platformy takie jak Asana, Trello, Jira pozwalają na tworzenie zadań, planowanie sprintów, śledzenie postępów i zarządzanie zasobami. Możesz także wdrożyć aplikacje pomagające śledzić czas spędzony na realizacji danego projektu czy danego zadania. Sprawdź aplikacje jak Toggl czy Harvest. Pomogą Ci one w monitorowaniu czasu spędzonego nad poszczególnymi zadaniami. 

W realizacji zadań pomogą regularne spotkania online i aktualizacje stanu projektu. Krótkie spotkania (15-30 minut) pozwalają na szybką wymianę informacji o postępach i wyzwaniach. Dopasuj częstotliwość i długość takich spotkań do typu projektów, jakie realizujesz. Dodatkowo w harmonogramie warto uwzględnić tygodniowe czy miesięczne przeglądy projektu. Dłuższe spotkania służące do dokładniejszego przeglądu postępu pozwolą na skuteczniejsze planowanie kolejnych kroków. 

W pracy zdalnej istotne jest jasne komunikowanie celów i oczekiwań, a także utrzymanie przejrzystości w zakresie oczekiwań, deadline’ów i priorytetów. Warto tu pamiętać, że praca zdalna mocno upośledza komunikację między członkami zespołu oraz na linii z klientami. Brak możliwości czytania mowy ciała i komunikacji niewerbalnej, może powodować spore problemy w interpretacji wypowiedzi drugiej strony. To z kolei może prowadzić do konfliktów. 

Między innymi z tego powodu, pamiętaj o szczegółowej dokumentacji i archiwizacji. Utrzymywanie aktualnych dokumentów projektowych, zapisywanie wszystkich ustaleń i dokumentacja postępów, powinna zapewnić Ci spokojniejszy sen. Zadbaj także o centralne repozytorium wszystkich dokumentów, np. w postaci chmury, które pozwoli na łatwy dostęp do nich dla wszystkich członków zespołu. 

Zadbaj o cyfrowe zabezpieczenie swojej zdalnej pracy

Prowadzenie biznesu zdalnie wymaga również dbałości o cyberbezpieczeństwo. W przypadku pracy zdalnej ważne jest, aby korzystać z bezpiecznych sieci i urządzeń. Warto również edukować pracowników na temat bezpieczeństwa w sieci, aby uniknąć ataków hakerskich i kradzieży danych. Jako szef powinieneś / powinnaś zadbać nie tylko o bezpieczne praktyki, ale także o odpowiednie wyposażenie. Zatem pamiętaj między innymi o zakupie programu antywirusowego czy firewalla dla wszystkich członków zespołu, o ustaleniu zasad wynoszenia sprzętu z dokumentami firmowymi (laptopa czy smartfona zawsze ktoś może ukraść!) czy ustalenia polityk bezpieczeństwa i postępowania zgodnie z przepisami RODO.

Korzyści z pracy zdalnej

Prowadzenie biznesu zdalnie wymaga od nas większej samodyscypliny i samokontroli, jednak może przynieść wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, poprzez eliminację konieczności dojazdu do biura. Pozwala też na większą elastyczność w organizacji czasu pracy oraz na większą produktywność. Dzięki pracy zdalnej mamy większe możliwości dopasowania harmonogramu pracy do swojego trybu życia, co może wpłynąć pozytywnie na samopoczucie i motywację. Praca na odległość umożliwia też pracę z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki temu zyskujemy szansę przyciągnąć do naszej firmy osoby, które nie miałyby możliwości dojechać do stacjonarnego biura ze względu na swoją lokalizację.

Prowadzenie biznesu zdalnie to wyzwanie, ale również szansa na osiągnięcie sukcesu. Przy odpowiedniej organizacji i wykorzystaniu narzędzi, praca zdalna może przynieść wiele korzyści, tak dla właściciela biznesu, jak i dla pracowników. W obecnej sytuacji pandemicznej, kiedy wiele firm przestawiło się na pracę zdalną, warto poznać te porady i wdrożyć je w swoim biznesie, aby prowadzić go w sposób efektywny i bezpieczny.